Här om dagen hade jag förmånen att lyssna på ett föredrag
som handlade om multi-tasking på projektnivå. Dvs. vad händer om du har för
många projekt på gång samtidigt och samma personer som jobbar med flera projekt
samtidigt? Precis som vi multi-tasking på individ nivå går mycket tid åt till
att fokusera om från ett projekt till ett annat, vilket ger en sämre
produktivitet.

Dessutom har man konstaterat att redan på planeringsstadiet
kan det gå fel
. Låt oss säga att vi ska planera
att leverera ett jobb till en kund, internt inom bolaget eller externt. Vi uppskattar
att uppgiften kommer att ta ca 2 dagar. För att garderar oss mot ev. problem och förseningar
som uppstår på vägen lägger vi till 3 extra dagar. Vi svarar alltså kunde att
vi kan leverera om 5 dagar. Därefter jobbar vi vidare som vanligt, då det är
gott om tid innan uppgiften ska vara färdigt. Så kör det ihop sig och vi kan
inte påbörja arbetet förrän 1 ½ dag innan det ska levereras. Vi hamnar alltså i
tidsnöd
och tvingas jobba över för att leverera i tid. Men pga övertiden klarar
vi av att leverera i tid och kunden är nöjd.

Nu kommer det intressanta. Nästa gång vi ska utföra en
liknande uppgift, kommer vi bara komma ihåg att det var stressigt att hinna med
och att det tog 5 dagar att utföra det hela. Vi kommer då omedvetet att lägga
till några extra dagar
och den här gången meddelar vi att det tar 7 dagar att
utföra uppgiften. Vi kommer alltså att öka på tidsbufferten. Om vi istället
utförde uppgiften i början av perioden och hade lite extra tid att finslipa
den innan leverans. Skulle tre saker hända; mindre stress, snabbare leveranstid
och en nöjdare kund.