Blog Image

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Drömmen om det goda livet

Förändringsarbete Posted on 04 apr, 2018 11:08:22

Hur ska man leva för att ha ett gott liv? Vilken typ av
livsföring är vi utvecklade för? Lasse Berg utrikes korrespondent och
författare till ”Kalahari” triologin har intervjuat många prominenta forskare
om människans utveckling från apstadiet fram till våra dagar. Det han konstaterar i sina böcker är att människan
är väldigt flexibel och anpassningsbar till väldigt olika miljöer. Dock är vi
gjorda för en specifik livsföring både fysiskt och psykiskt. Här kommer hans
råd om hur vi bör leva för att leva det goda livet:

1.
Promenera 6 km om dagen med
några vänner. Jogga då och då lite längre sträckor.

2.
Sitt totalt avslappnad i
naturen med alla sinnen öppna och var uppmärksam på vad som sker runt omkring
dig.

3.
Lapa mycket sol. Då
producerar tallkottskörteln melantonin som gör dig lycklig.

4.
Jobba bara 2 – 3 tim om
dagen.

5.
Använd resten av tiden till
att vara social, helst fysiskt umgänge. ”Mer snack och mindre verkstad”.

6.
Jobba i arbetslag med en
handfull medarbetare. Skaffa dig ett nära nätverk med 30 personer och en
bekantskapskrets på 150 – 200 personer.

7.
Försök att jobba och umgås
med människor som inte är precis som du själv.

8.
Njut av musik, sjung i kör
eller dansa och rör dig i takt med andra människor. Då strömmar oxytocinet till
och vi blir glada och lugna.

9.
Skratta och le.

10. Träna skönhetssinnet t ex vackra smycken, kläder och konst. Det
är bra för själsro och självkänsla.

11. Hjälp andra. Dela med dig. Ensam är svag.

12. Laga mat, är och njut med andra. Både med familjen och vänner.
Ha knytkalas.

13. Satsa på slowfood och ät varierat. Regelbunden näring från
hundratal vegetabilier, mat från hav och sjö, fåglar, smådjur och vilt. Kött
från större däggdjur då och då. Undvik spannmål och mjölkprodukter.

14. Håll dig borta från stöddiga typer. Kör inte med folk. Sök dig
till platta organisationer.

15. Förakta ingen. Du är märkvärdig, men det är andra också.

16. Var tacksam att du kan känna skam. Den kan vara ett stöd.

17. Diskriminera inte. Ta hand om barnen tillsammans, både inom
familjen och bland vännerna. Dagis är bra. Kela med småbarnen, har du inga i
din närhet sök dig till andra arter t ex katt eller hund.

18. Lös problem i gruppen genom att skämta om dem. Funkar det inte
snacka om dem. Viktigt att ingen förlorar ansiktet eller känner sig
förödmjukad.

19. Bonobon (en sorts apa) har rätt – make love, not war.

20. Gör en människa glad, då ökar din dopaminhalt
och även du blir lycklig!

(Källa: Lasse Berg ”Ut ur Kalahari – drömmen om det goda
livet” med hjälp av Victoria Lagercrantz från Expressen)



Deadline romantiker – varför blir vi inte färdiga i tid?

Arbetseffektivitet Posted on 04 apr, 2018 11:01:15

En av de största orsakerna
till stress är vår tendens att vara tidsoptimister och skjuta upp saker till
sista minuten. Studier visar dessutom att vi blir allt fler som prokrastinerar.
Vad beror det på och vad kan vi göra åt det? Forskarna Cornelius König och
Piers Steel har tagit fram en förklaringsmodell, som kallas Prokrastinerings
ekvationen på svenska och ser ut så här:

Motivation: Detsamma
som viljan eller intresset att genomföra uppgiften. Ju högre motivation desto
större drivkraft att påbörja eller fullfölja uppgiften.

Förväntan: Vår föreställning
om hur ansträngande vi tror att
uppgiften är alternativt om det kommer att ge oss något vi vill ha.

Värdet: Belöningen
som hägrar efter utfört arbete. Kan vara ekonomisk, materiell, egen
tillfredsställelse, uppmärksamhet eller uteblivet obehag.

Impulsivitet: Hur
mycket tålamod vi har när vi väntar på belöningen. Dvs. hur länge vi kan hålla
fokus mot målet.

Tid: Den
viktigaste beståndsdelen. Markera hur långt bort i tiden du kan kvittera ut
belöningen. Ju längre bort desto större krav på dig och din motivation.

Rent matematiskt så behöver det övre värdet vara större än
det nedre värdet för att ge ett högt resultat. Alltså behöver förväntan och
värdet/belöningen vara större än impulsiviteten och tidslängden för att skapa
en god motivation. Vet du med dig att du är impulsiv och har svårt att vänta på
något gott, kan det vara idé att dela upp uppgiften i flera små steg istället.
På så vis minskar du det nedre värdet och därmed tidsintervallen samt får en
snabbare belöning för utfört arbete.

(Källa: Lina Wennersten och Alexander Rozental ”Dansa på
Deadline – uppskjutandets psykologi”)



”Gå in i väggen 2” – Att komma tillbaka

Lärande organisation Posted on 04 apr, 2018 10:56:24

Ett av de tuffaste stegen, efter att ha drabbats av
utmattningsdepression är att komma tillbaka till ett normalt liv igen. Som jag
skrev i mitt förra inlägg är de som drabbas oftast väldigt driftiga och
ambitiösa personer, vilket gör att hen vill tillbaka till sitt
”normala” liv igen så snabbt som möjligt. Men det är där tankevurpan infinner sig. Det
var det liv vi förde innan som gjorde att vi blev sjuka, vilket betyder att går
vi tillbaka till att leva på samma sätt kommer vi snabbt att bli sjuka igen.
Det krävs alltså att man omvärderar sitt liv och försöker hitta ett alternativt
sätt att leva, vilket är en stor utmaning och kräver mycket testande vad som
fungerar för någon som redan har begränsat med energi. Men så dök denna intressanta teori upp, som
kan vara till hjälp att tänka nytt. Den kallas för ”Ge och Ta”-metoden och är
framtagen av Adam Grant, amerikansk forskare och professor inom organisations
psykologi. Hans bok om metoden är utsedd till en av årets böcker 2013 av
Amazon, Apple, The Wall Street Journal och The Financial Times.

I korta drag går metoden ut på följande. Det finns tre
typer av personligheter, Givare,
Matchare och Tagare. De står för tre olika synsätt
att samarbeta med andra människor.

Givare: är personer som tycker om att hjälpa andra och ställer upp
när människor behöver hjälp, utan att förvänta sig något tillbaka.

Matchare:
är personer som hjälper andra människor, men är noga med att det blir ett
nollsumme spel. Dvs. de stöttar andra lika mycket som de ber om hjälp.

Tagare:
är personer som ber andra om hjälp men sällan återgäldar stöttningen. Om det
inte gynnar dem själva på något sätt.

De flesta personer, hävdar Adam Grant, är Matchare och får
på så vis balans på sitt liv och på energi användningen. Men det är Givare som
ofta drabbas av utmattningsdepression, då de villkorslöst hjälper andra utan
att fundera över konsekvenserna för sig själva och därmed dränerar sig på
energi.

Men hur ska man då tänka om man är en Givare som drabbats
av utmattningsdepression? Ska man tvinga sig själv att bli en Matchare eller
Tagare? Nej, hävdar Adam Grant, du behöver bara bli duktigare på att prioritera
vem och när du hjälper. Genom att skapa sig en strategi för hjälpandet minskar
du på energidränaget och kan ta hand om dig själv bättre. Grant kallar det för
att bli en andratillvänd Givare. Han har även kommit fram till att
andratillvända Givare är väldigt framgångsrika och finns ofta på mycket högt
positioner inom näringslivet. Det kan
vara en motivator om något att fokusera på.

Vill du veta mer om teorin? Titta på boken hemsida här finns bl a videoklipp och ladda ner första kapitlet eller läs hela boken
”Ge och Ta”, Adam Grant finns både på engelska och svenska.



Aktivt lyssnande – Ökad kreativitet och motivation

Lärande organisation Posted on 04 apr, 2018 10:52:59

Jag är coachutbildad, en av de viktigaste metoderna jag lärde
mig under min 1-åriga utbildning är aktivt lyssnande. Även om jag inte jobbar som renodlad coach,
så använder jag aktivt lyssnande som teknik både när jag hjälper individer och
grupper. Det är en enkel metod att förstå, som ger större effekt än om jag gått
in som renodlad expert och bara gett råd. Varför är den så bra? Det är svårt
att som utestående expert eller chef se hela bilden av en situation. Det finns
oftast fler vinklar och lösningar på ett problem än vad vi kan visualisera.
Genom att aktivt lyssna på den andra parten, så skapas oftare en mer nyanserad
och optimal lösning. Dessutom har den andra parten aktivt fått vara med och
komma fram till lösningen, vilket ger större motivation till att verkligen
använda sig av den nya lösningen. Metoden
är inte svår, men kräver en del träning. Så här använder du metoden:

1. Var positiv, skapa ett
tryggt och öppet samtal.

2. Visa att du är uppmärksam.

3. Stimulera samtalet, men
ta inte över.

4. Låt talaren prata klart.

5. Ställ kontrollfrågor
under samtalet.

6. Ge återkoppling till den
som talar.

Sätt er på en avskild och lugn plats, det skapar trygghet
och hjälper er att fokusera bättre. Var nyfiken, positiv och öppen för vad den
andra personen har att säga. Försök att förmedla respekt genom ditt språk,
minspel och din kroppshållning. Uppmuntra den andra genom att nicka eller på
annat sätt visa att du lyssnar och hänger med.
Var inte rädd för pauser, ge den andra tid att tänka efter ordentligt
innan hen svarar. Slutar personen att prata, ställ frågor som ”Tror du att det
finns alternativ?” eller ”Går det att göra på något annat sätt?”. Avbryt inte,
då blir talaren frustrerad och chansen minskar att ni hittar en lösning. Argumentera
aldrig, just nu är det talarens åsikter som är viktigast. Under samtalets gång
kontrollera att du har tolkat den andra rätt genom att ställa klargörande
frågor som t ex ” Du pratar om ……Kan du förklara lite närmare? När talaren
pratat färdigt sammanfatta de viktigaste punkterna som sagts under samtalet. På
så sätt kan du stämma av att du förstått hen korrekt. Använd då uttryck som
”Förstår jag dig rätt att du säger…” eller ”Stämmer det att du tycker att…”.
Det ger dessutom den andra möjlighet att reflektera över vad hen sagt.

(Källa: fritt från chefstidningen.com)



”Gå in i väggen” – myten fortsätter

Lärande organisation Posted on 04 apr, 2018 10:50:06

Jag medverkade vid ett event för ett tag sedan där temat var
psykisk ohälsa på arbetet. Ett mycket aktuellt tema som behöver diskuteras
oftare, speciellt som man konstaterat att ohälso talen för stressrelaterade
sjukdomar ökar igen. Från att ha varit på nedåtgående sedan förra toppen runt
millenium skiftet.

Det var ett bra upplägg med dels en publik person som
berättade sin historia hur hen blev utbränd och hur vägen tillbaka såg ut och
dels var det en ”expert” på psykisk ohälsa som gav tips om hur du som chef
eller medarbetare kan agera för att hantera psykisk ohälsa bland medarbetarna.
Men det var i det senare fallet som det, i mitt tycke, blev helt fel. Experten
presenterade rön som var över 15 år gamla och motsägelsefulla mot dagens rön.
Det som var mer skrämmande var att många i publiken, accepterade detta som
dagens sanning. Myten om utmattningssyndrom som det numera heter fortlever
alltså. Det är tragiskt med tanke på att det numera finns enkla tips, med
vetenskapliga belägg, dels för att själv hitta vägen tillbaka och dels att
stötta en drabbad person på vägen tillbaka till arbetet.

Någon som har drabbats av utmattningssyndrom är oftast en
person som har ett högt tempo på jobbet, levererar alltid i tid och med god
kvalité, kan ha många parallell uppgifter/projekt på gång samtidigt utan att
tappa fokus och har inget emot att jobba mycket och länge. Kort sagt en dröm medarbetare. Vad som händer
med denna person när den går in i den berömda väggen är att de helt enkelt kört
slut på sig själva mentalt, oftast i ett så högt tempo att de inte märker
själva att det gått för långt. Det finns inga energireserver kvar för att
hjärnan ska kunna fungera normalt. Detta kan ta sig i olika uttryck beroende på
hur länge du hållit på och hur mycket reserver du gjort slut på. Du kan t ex vägra går ur sängen en morgon,
bli nedstämd eller deprimerad, sova kopiöst mycket och länge och t o m tappa
läs och förståelseförmågan. I mitt fall när jag drabbades av detta vid
milleniumskiftet, satt jag på ett möte där mina svenska kollegor helt plötsligt
började prata kinesiska, dvs. jag förstod inte ett ord av vad de sa. De här är inte konstigare än att du tar ut dig
fullständigt i ett maratonlopp eller någon annan fysisk utmattning. Skillnaden
är bara att det tar betydligt mycket längre att återhämta sig mentalt igen,
oftast flera månader och i olyckliga fall år. Numera finns det enkla och
effektiva sätt att återhämta sig, som kan låta enkla men är oerhört
verkningsfulla.

·
Man har kommit på att gå ut
i naturen eller jobba i en trädgård är oerhört rogivande och hjälper hjärnan
att läka snabbare. Bl a jobbar SLU (Sveriges lantbruksuniversitet) i Alnarp med
naturunderstödd rehabilitering med goda resultat. (Har läst studier som hävdar
att det är några enzymer i jorden som påverkar oss och får oss att må
bättre. Så mår du dåligt en dag? Ut och
gräv lite i en rabatt. J
)

·
Ett annat bra sätt att få
hjärnan att komma igång igen är meditation, där Mindfulness är en av de mest
vedertagna sätten mot stresshantering.
Meditationen hjälper den överhettade hjärnan att stänga av och hitta ett
viloläge så att den får den ro den behöver för att åter kunna fungera normalt. Ola Schenström och Åsa Nilsonne är två svenska
experter och författare i ämnet.

·
Att leva hälsosamt dvs.
sova, motionera regelbundet och äta näringsrik mat. Snabbar även det på
tillfrisknandet. För precis som vid normal vardags stress så blir vi bättre
rustade och tål mer ju bättre kondition och hälsa vi har.

Så hur kan man då stötta en person som är på väg tillbaka in
i arbetslivet igen?

1.
Tänk på att detta är en fd
hög presterande person, som kanske inte har förstått eller vill acceptera att
de behöver ha ett nytt förhållningssätt till sitt arbete. Faran är då hen
snabbt kommer att hamna i samma situation igen. Hjälp till att sätta upp ramar
för personen vad som förväntas av honom/henne och när det förväntas vara klart.
Läs gärna mitt blogginlägg Öka grupproduktiviteten: Perfektionisten. Du kan
även tipsa om att personen kan läsa in sig på Mindfulness med fokus på
grundteorin om livsinställning.

2.
Förstå att de flesta av oss
håller skenet uppe på arbetsplatsen, oavsett hur dränerade på energi vi än är.
En halv dags jobb kan för en arbetstränande person innebära att de behöver vila
i 2 dagar eller mer efteråt innan de har återhämtat sig. Det tar tid att komma
tillbaka och även den drabbade personen har svårt att veta vad som är lagom
tempo och vad som inte är det. Ha tålamod detta är en ”Trail and Error” fas som
kan ta tid innan personen hittar rätt vad som passar bäst för just honom/henne.

3.
Vi är inte psykiskt labila
dvs. vi kommer inte att få några utbrott på jobbet, angripa någon annan
medarbetare eller helt plötsligt börja stor gråta. Vi är bara mentalt
uttröttade vilket innebär att vi kanske inte hänger med i allt som sägs, inte
alltid lyckas hålla rätt fokus och ett högt tempo och kanske är lite mer
tillbakadragna och emotionellt känsliga än vi vad innan. Studier har dock visat
att vi mår bra av att delta i arbetsgemenskapen, många av oss identifierar oss
med vår yrkesroll. Som chef eller medarbetare är det därför uppskattat och kan
göra stor skillnad om ni har vanlig social kontakt. Dvs. som chef kan det räcka med att du
kontinuerligt stämmer av med personen hur det går och om du kan stötta med
något. Som medarbetare kan det räcka med att fråga personen om de ska följa med
och fika, eller någon annan gemensam aktivitet och visa allmän vänlig omtanke.

Avslutningsvis glöm inte att detta är oftast en mycket
dedikerad medarbetare som kommer att göra allt för att kunna komma tillbaka så
snabbt som möjligt och presterar efter bästa förmåga. Att de kan ha lite mer
frånvaro en tid framöver betyder inte att de är lata, utan behöver bara mer tid
att ladda batterierna igen. Fokusera mer på vad de presterar när de är på
jobbet och du kommer att konstatera att de oftast är mycket välstrukturerade
och hög producerande personer även efter att de drabbats. Ibland t o m mer än
vad många kollegor är som inte har drabbats.

PS Vill du veta mer om hur hjärntrötthet? Här berättat
Professor Lars Rönnbäck
och forskar Birgitta Johansson från Göteborgs Univ. Om
vad hjärntrötthet är och vad som fungerar för en bättre och snabbare
återhämtning. DS.

PS 2 Detta är nog mitt längsta inlägg hittills sedan jag
började skriva blogginlägg 2010. Men jag kan inte låta bli att bli fruktansvärt
irriterad över att man inte blivit bättre på att hantera detta sedan millenium skiftet.
Trots att det finns mycket forskning numera inom området och finns fungerande
metoder och behandlingar, som kan korta ned personens lidande och förbättra
deras chanser att komma snabbare tillbaka till arbetslivet igen. Hoppas
verkligen att detta var ett undantag som bekräftar regeln. DS



Tribeology – viktig för produktiviteten?

Lärande organisation Posted on 04 apr, 2018 10:46:07

Tror inte att ordet tribeology är något officiellt engelskt
ord. Jag lärde mig det för några år sedan av amerikanska kollegor. För dem
innebar ordet att varje organisation har sin ”stam historia”.
T ex när det kommer in en ny medarbetare så hjälper arbetsgruppen hen att
förstå sitt sammanhang i gruppen, hur gruppen arbetar och interagerar med andra
interna eller externa personer. Dvs. att hen förstår ”stammens historia” och
rutiner för att snabbt komma in i sitt nya jobb.

Jag hade för några veckor sedan förmånen att få lyssna på
Henrik Kniberg om Spotify:s organisation och Esben Danielsen om hur Roskilde
festivalen är uppbyggd. Det var då ordet Tribeology dök upp igen. För även om
organisationerna är väldigt olika så bygger de på små självständiga arbetsgrupper.
Varje grupp har förståelse för sitt uppdrag och har stor frihet att förbättra
det.

I Roskilde festivalens fall, var man mycket noga med att nya
volontärer skulle passa in i arbetsgruppen, snabbt förstå ”stammens historia”
och komma in i arbetsrutinerna. Speciellt viktigt då 34 000 volontärer ska veta
hur de tar hand om ca 100 000 besökare under några få dagar.

I Spotify:s fall innebär det dessutom att en person kan
lånas ut till en annan arbetsgrupp beroende på vad som behöver lösas. Då gäller
det att den generella tribeology är gemensam så att gruppen inte tappar
styrfart varje gång ett nytt uppdrag startas.

Har ni någon tribeology i er organisation? Jobbar ni aktivt
med den vid nyanställningar och omorganisationer?



Lessons learned – varför då?

Organisations förändring Posted on 04 apr, 2018 10:45:15

Jag hade förmånen
att vara med att arrangera Passion for Projects 2014, en projektledar konferens
med 600 deltagare. Ett event som arrangeras varje år men på olika platser i
Sverige. I år var det fjärde gången och vi blir allt bättre på att
planera och utföra eventet. Trots att det är helt nya volontärsgrupper varje
gång och dessutom geografiskt spridda över Sverige. Hur lyckas man med det?

Jo, efter
avslutad konferens, samlas vi och gör en Lessons learned workshop. Lessons
learned innebär att vi summerar vad som hänt under det 1- åriga projektet och
funderar över vad som fungerade och vad som behöver förbättras till nästa gång.
För att sedan lämna över våra funderingar till nästkommande projekt. På så sätt
slipper nästa grupp uppfinna hjulet igen och kan bygga vidare på vad vi lärt
oss.

Hur tänker ni i
ert företag? Tar ni er tid att fundera över vad som fungerar bra och vad som
kan förbättras? Man behöver inte ha avslutat ett större projekt för att göra en
Lessons learned diskussion då och då. Bara genom att starta diskussionen medför
att de involverade får ett nytt fokus och börjar reflektera över vad som kan
förbättras och snabbas upp.

Det behöver inte
vara några stora förändringar för att det ska ge stor effekt. Stöttade för ett
tag sedan en person som jobbade med utbildningsadministration. Hen la ner ca 2
tim/utbildning. Genom att skapa lite olika mallar som hen kunde utnyttja bl a
lägga in ett bekräftelsemejl som signatur i Outlook. Så fick hen ner tiden per
utbildning till ca 20 min.

Vad har du för
uppgifter som kan förbättras?

PS Nyfiken på
Passion for Projects? Läs mer här www.passionforprojects.org DS



Håll rätt fokus!

Arbetseffektivitet Posted on 04 apr, 2018 10:42:57

När jag hjälper mina kunder är en av de vanligaste
utmaningarna för att vara produktiv alla störningsmoment och distraktioner som
dyker upp. Det kan vara allt från mejl, telefonsamtal till en kollega som akut
behöver hjälp, vilket gör att vi tappar fokus från det vi egentligen tänkt
utföra den dagen. En av de metoder jag då brukar tipsa om är att kartlägga dina
huvuduppgifter. Dvs. vad du egentligen är anställd för att utföra. Genom att
kartlägga dessa har du betydligt lättare att prioritera mellan de uppgifter som
du planerat att göra och de nya uppgifter som dyker upp under dagen via mejl,
telefon eller besök. Här är en enkel metod att lista dina huvuduppgifter:

1.
Gå igenom din jobb beskrivning,
anteckningar från dina utvecklingssamtal eller andra dokument som beskriver
dina arbetsuppgifter. Identifiera nyckeluppgifter och prioriteringar.

2.
Matcha dina arbetsuppgifter
med organisationens strategi och grundvärderingar. Vilka uppgifter bör
prioriteras för att nå dessa mål?

3.
Studera vilka uppgifter
dina kollegor, som är mest produktiva, jobbar med. Är det samma som du
fokuserar på?

4.
Summera dina iakttagelser
och stäm av med din chef. Vilka ska vara
dina huvuduppgifter? Vad ska prioriteras?

5.
Skapa en checklista och ha
den lätt tillgänglig på din arbetsplats.

Ta fram checklistan varje gång det dyker upp en ny oplanerad
uppgift för att enklare kunna prioritera mellan den uppgiften du jobbar med och
den nya. Vart eftersom du gör allt fler prioriteringsbedömningar desto mer
sällan behöver du använda checklistan. Lycka till med ditt nya mer fokuserade
liv!

(Inspiration: mindtools.com)



Nästa »