Blog Image

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Om du inte har tid att läsa detta… läs det två gånger.

Arbetseffektivitet Posted on 06 apr, 2018 14:28:28

Vad gör vi av vår tid? Hur hanterar vi den? En av Googles
chefer tänkte till om tid och skickade ett mejl till sina medarbetare. Det
innehöll en hel del kloka ord som jag summerar nedan.

Det finns två sätt att se på sin tid: the Manager
(Hanteraren) och the Maker (Tillverkaren).

Hanteraren delar
in sin tid i 30 min block och byter uppgift varje halvtimme.

Tillverkaren
behöver göra, skapa och bygga, men innan dess behöver hen tänka. Den mest
effektiva sättet för dem att använda tid är i halvdags eller heldags block.
Även ett kort 30 min möte kan störa dem.

Vi behöver alla vara
Tillverkare.
Vi behöver reservera tid för att utföra våra viktigaste
uppgifter, definiera vad, när och var samt se till att reservationen hålls. Se
till att den reserverade tiden sprids över veckan utifrån hur våra energinivåer
ser ut.

Försök att planera enligt följande:

Måndag: Lite seg
efter helgen. Planera in mindre krävande uppgifter som t ex sätta upp mål,
organisera eller planera.

Tisdag och onsdag: Nu
är energin på topp. Utför de mest utmanande uppgifterna t ex problemlösning,
brainstorming eller andra kreativa uppgifter.

Torsdag: Energin
börjar ebba ut. Boka in möten, speciellt möten med fokus på konsensus.

Fredag: Lägst
energinivå på hela veckan. Utför uppgifter utan deadline, långsiktig planering
och jobba med relationsbyggande.

Försök att utnyttja förmiddagarna för dina reservationer,
framåt eftermiddag drabbas vi ofta av beslutströtthet. Se till att jobba med
rutinmässiga uppgifter sent på eftermiddagen.

Prioritera dina bokningar och respektera dina medarbetares
reserverade tid.

Se hela metoden här.



Kaos i hjärnan? Gör en Kanban tavla

Projekt Posted on 06 apr, 2018 14:26:16

Svårt att greppa arbetssituationen? Många och komplexa
arbetsuppgifter eller projekt på gång? Du är inte ensam om att ha svårt att
överblicka situationen. En bra dag
klarar vårt arbetsminne av att jobba med 9 saker samtidigt, en dålig dag 5
saker. Har du fler saker på gång eller arbetsuppgiften består av fler steg än
arbetsminnet klarar av. Det är då vi upplever att vi inte greppar situationen
och blir stressade. Lugn, det finns en bra metod att hantera detta; en Kanban
tavla.

Metoden bygger på att vi har lättare att skapa en överblick
och ta till oss komplexa saker om vi ser det visuellt. Genom att skriva ner
varje enskild uppgift eller delsteg tömmer vi dessutom arbetsminnet och frigör
därmed energi för att bättre kunna fokusera på det vi valt att prioritera. Dvs.
det du jobbar med kommer troligtvis att gå betydligt fortare att utföra och med
bättre kvalité.

Så hur jobbar du med en Kanban tavla?

1.
Börja med att skriva ner
alla arbetsuppgifter och/eller delsteg på post-it lappar.

2.
Skapa en Kanban tavla på en
skrivtavla eller kontorsvägg genom att skapa tre kolumner:

a.
Att göra

b.
Påbörjat

c.
Klart

3.
Placera post-it lapparna i
den första kolumnen. Prioritera vad du ska börja med och flytta lappen till
kolumnen Påbörjat. När du är klar med uppgiften flytta den till kolumnen Klart.

Vill du få än bättre överblick kan du dela upp Kanban tavlan
i flera arbetsområden eller projekt genom att gruppera post-it lapparna och
skapa vågräta linjer. Se bilden.

Vill du hellre jobba digitalt finns det en
uppsjö av olika program du kan använda. Ett av dem är Trello, som bjuder på
lite inspiration om olika sätt att använda en Kanban tavla.

Lycka till med att skapa en mer överskådlig och produktiv
arbetssituation!



Vad gör du med din tid?

Arbetseffektivitet Posted on 06 apr, 2018 14:22:59

Att tiden inte räcker till är en av de vanligaste
frustrationerna jag möter när jag hjälper individer att bli produktivare. Frustration
t ex över att vid arbetsdagens slut inte hunnit med det du tänkt sig eller över
att fler uppgifter kommer in än du hinner beta av. En av de kraftfullaste
metoderna jag lär ut är att tänka till kring sin tid och vad man spenderar den
på. Här kommer metoden i korta drag:

1.
Börja med att kartlägga en
vanlig arbetsvecka. Notera vilka arbetsuppgifter du jobbar med och hur mycket
tid du lägger ner på varje uppgift. När veckan är slut summera hur mycket tid
du spenderat på varje uppgift per dag och vecka.

2.
Fundera över vilka
arbetsuppgifter du är anställd för. (Har du en rollbeskrivning, utgå ifrån
den.) Vilka är dina huvudarbetsuppgifter? Hur ofta skulle du behöva utföra
dessa? Per dag, vecka eller månad?

3.
Jämför din
veckokartläggning med den tid du skulle behöva spendera på dina
huvudarbetsuppgifter. Var inte hård mot dig själv, utan titta realistiskt på
hur situationen ser ut.

4.
Planera in tid i din
kalender per dag, vecka eller månad på de arbetsuppgifter du är anställd för
och prioritera arbetsblocken under ditt dagliga arbete.

5.
Dags att jobba utifrån dina
inplanerade arbetsblock.

a.
Störs du av mejl, telefon,
kollegor eller egna funderingar? Läs mitt förra inlägg ”Jobba minder, få mer
gjort!” om störningsmoment.

b.
Svårt att hinna med alla
huvudarbetsuppgifter inom normal arbetstid? Dags att titta över om det går att
snabba upp några rutiner och ta en diskussion med din chef om du kan delegera
eller prioritera bort något.

Lycka till!



Jobba mindre, få mer gjort!

Arbetseffektivitet Posted on 06 apr, 2018 14:11:18

När jag stöttar individer i deras dagliga arbete, så är det
två typer av utmaningar som återkommer och stjäl vår tid: störningsmoment och tidsplanering.

1,6 arbetsdagar i veckan går det åt till olika
typer av störningsmoment, enligt studier gjort av ett svenskt universitet. Med
störningsmoment räknas allt från inkommande mejl, telefonsamtal, kollegor som
vill ha hjälp, till tankar som dyker upp om något du har glömt. De har alla
gemensamt att de får dig att tappa koncentrationen, känner dig splittrad och
medför att det tar längre tid att få klart en uppgift. Här kommer några tips
som kan minska på antalet störningsmoment.

·
Varje gång du tappar fokus
från den nuvarande arbetsuppgiften. Notera att det hände och gå tillbaka till
din första uppgift. Rädd att glömma det som dök upp? Skriv ner det på en lapp
och gå igenom lappen är du är klar med uppgiften.

·
Stäng av alla automatiska
påminnelser på dator, mobil och läsplatta om inkomna mejl. Det gör att du lätt tappar fokus och blir
frestad att titta vad det var som kom in.

·
När du kommer på dig själv
med att ha flera saker på gång samtidigt. Stanna upp och tar några minuters
vila. Hjälper dig att samla ihop tankarna och återgå till en sak i taget.

·
När det dyker upp personer
eller saker som behöver prioriteras. Stanna upp och notera hur långt du kommit
med nuvarande uppgift och hur du tänker jobba vidare på den. Därefter går du
över till den prioriterade uppgiften. Då sparar du tid när du återvänder till
den första uppgiften.

Det är inte ovanligt att man fastnar i en arbetsuppgift,
utan att fundera på hur mycket tid som gått åt och när den ska anses färdig. Det
kan medföra att vi spenderar alltför mycket tid på mindre prioriterade saker,
lätt fastnar i detaljer, hamnar i tidsnöd och inte får tid över till det som
verkligen behöver prioriteras. Tips för
att få mer tid över:

·
Bestäm redan innan
tidsåtgång och vid vilken kvalitets nivå den ska anses färdig.

·
Ta en kort paus varje timme,
skapa dig en överblick och fundera på följande frågor:

o
Är uppgiften tillräckligt
bra för att anses färdig?

o
Behöver du planera om något
under dagen?

o
Något nytt som dykt upp?
Något annat som behöver prioriteras?

·
Tidsuppskattning: fastna
inte i en uppgift tidsmässigt. Bestäm redan innan tidsåtgång och hitta rätt
kvalitetsnivå att leverera.



Mångfald – fungerar redan nu.

Lärande organisation Posted on 06 apr, 2018 14:07:03

Mångfald är normalt inte mitt ämne att blogga om, men efter
att deltagit på den lokala näringslivsdagen fick jag en reflektion som jag inte
kan låta bli att skriva om. Ett av huvudspåren under dagen var hur berikande
det är att ha en multikulturell organisation och att fler borde pröva det.

Det jag saknade var konkreta exempel på att det fungerar och
dessutom fungerar väldigt bra i många branscher och organisationer sedan länge.
Jag har haft förmånen att jobba i internationella framgångsrika organisationer,
där medarbetarna varit från flera olika världsdelar och vitt skilda kulturer.
Just nu är jag involverad i en entusiastisk grupp på ett tiotal personer, där
vi kommer från alla världsdelar (utom Australien och Oceanien).

Det viktigaste för att få dessa människor att fungera bra
tillsammans är att hitta en gemensam faktor. I de framgångsrika internationella
konstellationer jag deltagit i har det ofta varit en gemensam bransch eller en
gemensam yrkesroll. Känner alla igen sig i arbetsdiskussionerna och kan
tillföra sin syn på saken, spelar det ingen roll från vilken världsdel du
kommer ifrån. Då kan alla tillföra något
för att skapa bra förutsättningar för organisationen.

Det jag saknade var konkreta exempel på att det fungerar och
dessutom fungerar väldigt bra i många branscher och organisationer sedan länge.
Jag har haft förmånen att jobba i internationella framgångsrika organisationer,
där medarbetarna varit från flera olika världsdelar och vitt skilda kulturer.
Just nu är jag involverad i en entusiastisk grupp på ett tiotal personer, där
vi kommer från alla världsdelar (utom Australien och Oceanien).

Det viktigaste för att få dessa människor att fungera bra
tillsammans är att hitta en gemensam faktor. I de framgångsrika internationella
konstellationer jag deltagit i har det ofta varit en gemensam bransch eller en
gemensam yrkesroll. Känner alla igen sig i arbetsdiskussionerna och kan
tillföra sin syn på saken, spelar det ingen roll från vilken världsdel du
kommer ifrån. Då kan alla tillföra något
för att skapa bra förutsättningar för organisationen.



Gör du rätt saker?

Arbetseffektivitet Posted on 06 apr, 2018 14:04:06


Projekt är det stora temat i mitt liv just nu. På jobbet leder
jag en IT-miljö flytt samt utbildar Elingenjörer i projektmetodik, privat renoverar
jag halva mitt hus.

Följande uttryck har dykt upp i bakhuvudet flera gånger den
senaste tiden:
”Gör rätt saker. Gör saker rätt.”

Oavsett i vilken av de tre situationerna jag befinner mig i,
så är det lätt att tappa fokus och springa på det som upplevs mest akut just
nu. Men tar du dig tiden att pausa och
fundera över vad är mest viktigt just nu är chansen stor att du fokuserar på
det som är mest kritiskt. Det är också
viktigt att när du väl bestämt vad du behöver prioritera att utföra uppgiften
bra och leverera rätt kvalité. Då ökar produktiviteten och du får mer gjort.

Så ta dig tid att tänka till. Långsiktigt kommer du att
tjäna mycket tid och energi.



Boosta dina medarbetare långsiktigt

Förändringsarbete Posted on 06 apr, 2018 14:01:09

Att ha drivande och
självgående medarbetare är guld värt, men det är inte helt lätt att skapa en
sådan arbetsanda. För ett tag sedan,
skrev jag om konsten att motivera på 2000-talet. Det är en helt ny utmaning att
motivera medarbetare som får allt fler komplexa och avancerade arbetsuppgifter
som kräver mycket lösningstänkande. Här räcker inte morot och piska längre till, dvs. bonus, löneförmåner, sälj- och resultatmål
inte längre får oss att prestera bättre. Det krävs mer sofistikerade metoder för att
hjälpa varje enskild individ att hitta sin egen motivation. Här kommer några
tips om hur du genom att använda sig av enkla belöningar kan långsiktigt få mer
självgående medarbetare:

1.
Ingen morot. Använd inte belöningar som en morot i förskott, då är
faran att personen fokuserar mer på belöningen än uppgiften. Kommer belöningen
som ett erkännande för ett bra utfört arbete, stärker den inre motivationen.

2.
Små förväntade belöningar. Om medarbetaren förväntar sig en
belöning försök att minimera den, stora belöningar har en tendens att minska på
prestationen.

3. Belöningsrutin Kontinuerliga
små erkännanden ger större effekt än någon enstaka belöning då och då.

4. Officiellt erkännande Genom
att personen förstår vad och varför hen belönas och detta görs tillsammans med
kollegorna skapas snabbare en förståelse i gruppen för vad som förväntas av dig
som medarbetare.

5.
Belöna handlingen, inte resultatet. Genom att erkänna en bra
hantering av uppgiften, fokuserar medarbetarna på att utföra uppgifter väl.
Belönar du resultatet är faran att kvalitén och själva genomförandet kan vara undermåligt.

6.
Belöna kollegor, inte underordnade.
Erkännanden behöver inte bara komma från chefen för att ge effekt. För
långsiktig och bestående inre motivation skapa en belöningsanda inom gruppen,
där man erkänner varandras arbete.

(Fritt från: Management 3.0, Jurgen Appelo)



Behåll semesterenergin längre II

Arbetseffektivitet Posted on 06 apr, 2018 13:58:01

Känns det redan som det var flera år sedan du hade
sommarsemester? Har du ork kvar på kvällar och helger att göra något roligt? I
mitt förra blogginlägg skrev jag om mikropauser och hur några få minuters hjärnvila
kan göra stor skillnad och göra dig mer produktiv i vardagen.

Att hushålla på energin på ett latsmart sätt innebär också
att du behöver tänka långsiktigt. Låter du energinivån gå ner på reserven. Tar
det betydligt längre tid att ladda om än om du kontinuerligt fyller på
energin. Här kommer två metoder som
hjälper dig att sänka stressnivån och minskar på ditt dagliga energiuttag.

Pomodoro tekniken är en metod som hjälper dig att ta planerade mikropauser
under din arbetsdag. Jobba i arbetsblock om ca 25 min för att därefter ta en kort
paus. När du utfört 4 arbetsblock tar du en längre paus. Pauserna hjälper
hjärnan att snabbt komma tillbaka i viloläge och ju oftare du gör det desto
lättare att ladda batterierna igen. Jobbar du i korta arbetsblock är det
lättare att behålla fokus på uppgiften vilket innebär att det går snabbare att
utföra den. Lär dig mer om pomodoro tekniken.

Mindfulness är en
metod som hjälper dig att sakta ner ”vardags surret” i hjärnan. Att ge hjärnan
en chans att ta en paus från alla måsten, planering och andra tankar som
ständigt snurrar runt och istället bara vara här och nu för en stund. Metoden
kan användas för att göra korta mikropauser under hela din dag, som jag skrev
om i mitt förra inlägg eller längre inplanerade stunder på 10 – 30 min/dag om
du vill skapa en mer långsiktig effekt och djupare återhämtning. Lär dig mer om Mindfulness i Ola Schenströms
bok ”Mindfulness i Vardagen” eller testa en 8 veckors MSBR-kurs
(Mindfulness-Based Stress Reduction) på nätet.
Baserad på Jon Kabat-Zinns metod.



Nästa »