När jag stöttar individer i deras dagliga arbete, så är det
två typer av utmaningar som återkommer och stjäl vår tid: störningsmoment och tidsplanering.

1,6 arbetsdagar i veckan går det åt till olika
typer av störningsmoment, enligt studier gjort av ett svenskt universitet. Med
störningsmoment räknas allt från inkommande mejl, telefonsamtal, kollegor som
vill ha hjälp, till tankar som dyker upp om något du har glömt. De har alla
gemensamt att de får dig att tappa koncentrationen, känner dig splittrad och
medför att det tar längre tid att få klart en uppgift. Här kommer några tips
som kan minska på antalet störningsmoment.

·
Varje gång du tappar fokus
från den nuvarande arbetsuppgiften. Notera att det hände och gå tillbaka till
din första uppgift. Rädd att glömma det som dök upp? Skriv ner det på en lapp
och gå igenom lappen är du är klar med uppgiften.

·
Stäng av alla automatiska
påminnelser på dator, mobil och läsplatta om inkomna mejl. Det gör att du lätt tappar fokus och blir
frestad att titta vad det var som kom in.

·
När du kommer på dig själv
med att ha flera saker på gång samtidigt. Stanna upp och tar några minuters
vila. Hjälper dig att samla ihop tankarna och återgå till en sak i taget.

·
När det dyker upp personer
eller saker som behöver prioriteras. Stanna upp och notera hur långt du kommit
med nuvarande uppgift och hur du tänker jobba vidare på den. Därefter går du
över till den prioriterade uppgiften. Då sparar du tid när du återvänder till
den första uppgiften.

Det är inte ovanligt att man fastnar i en arbetsuppgift,
utan att fundera på hur mycket tid som gått åt och när den ska anses färdig. Det
kan medföra att vi spenderar alltför mycket tid på mindre prioriterade saker,
lätt fastnar i detaljer, hamnar i tidsnöd och inte får tid över till det som
verkligen behöver prioriteras. Tips för
att få mer tid över:

·
Bestäm redan innan
tidsåtgång och vid vilken kvalitets nivå den ska anses färdig.

·
Ta en kort paus varje timme,
skapa dig en överblick och fundera på följande frågor:

o
Är uppgiften tillräckligt
bra för att anses färdig?

o
Behöver du planera om något
under dagen?

o
Något nytt som dykt upp?
Något annat som behöver prioriteras?

·
Tidsuppskattning: fastna
inte i en uppgift tidsmässigt. Bestäm redan innan tidsåtgång och hitta rätt
kvalitetsnivå att leverera.