Blog Image

Jobba mindre, få mer gjort!

Om bloggen

Välkommen till jakten på den perfekta arbetsdagen. Hur ser den ut för dig och för ditt företag? Få tips och idéer om hur du stressar mindre och får mer gjort. Här har jag sparat mina bästa inlägg sedan 2010. Hoppas att du hittar något som just du behöver.

Har du kulturell Intelligens?

Organisations förändring Posted on 06 apr, 2018 11:27:03

Att jobba i en internationell miljö är alltid en utmaning,
både som ledare och medlem i en internationell grupp. Det är svårare att kommunicera
och samarbeta, ofta leder det till frustration för någon av parterna. Därför är
det viktigt att vara kulturellt Intelligent för att få gruppen att fungera.

Du är kulturellt intelligent när du kan anpassa dig till
olika kulturer och förstå människor värderingar, attityder och beteenden.
Kulturellt intelligenta personer kan kommunicera, samarbeta och förhandla med
människor med olika bakgrund. För att bli Kulturellt intelligent behöver du ha
följande:

1.
Drivkraft: Vara nyfiken på nya kulturer och nya miljöer.

2.
Kunskap: Studera hur en kultur formar människors beteenden,
värderingar och övertygelser.

3.
Strategi: Hitta en strategi att kommunicera och samarbeta med
personer från en specifik kultur.

4.
Agerande: Uppföra sig utifrån
de kulturella förutsättningarna och vara lyhörd för vad som förväntas i olika
situationer.

Under de snart 30 år som jag jobbat med människor från alla
kontinenter kan jag konstatera att vara lyhörd och anpassa sig till situationen
är oftast det bästa. För hur agerar du när du utbildar japaner i affärssystem
och de inte är ok i deras kultur att erkänna att man inte förstår? Jag testade
i alla fall att ta en dialog med dem individuellt och föreslå alternativa sätt
att hantera systemet. I efterhand fick
jag ett tips från en av mina asiatiska kursdeltagare, som jobbat för svenska
företag i många år. Ställ alltid kontroll frågor. Får du konstiga eller
undvikande svar, då har personen troligtvis inte förstått. Dags att förklara en gång till eller göra en
skriftlig instruktion.

Hur agerar du när en amerikansk chef kör över din planering
för de amerikanska projektmedlemmarna? Be en av dina chefer, helst någon som är
högre i rang, kontakta hen och förklara att detta ska prioriteras.

Hur agerar du när syd Européer bara deltar på eftermiddagsmöten
och ignorera de på förmiddagen? Lägg mötena på eftermiddagen istället och
acceptera att man i syd Europa sällan börjar jobba förrän vid 10-tiden.

Hur agerar du när de asiatiska projektmedlemmarna verkar
vara lediga mest hela tiden p.g.a .olika nationella högtider? Ha is i magen, så
länge saker levereras i tid är det inte ett problem. (I mitt fall levererades
saker oftast i tid.) Om det blir förseningar, dags att titta över planeringen.
Kan du tillsätta fler resurser eller förskjuta leveranstiden?

Det jag dock kan konstatera är att ju längre en
internationell grupp jobbar tillsammans desto homogenare blir den och ju mer de
kommunicerar med varandra helst fysiskt eller via videokonferens desto snabbare
går det. Medlemmarna anpassar sig då till varandra och den interna företagsandan.

Lycka till med att bli kulturellt intelligent!

(Fritt efter Dr David
Livermore, ” The Cultural Intelligence Difference”)



Är du redo för ROWE?

Organisations förändring Posted on 06 apr, 2018 11:18:12

Sedan förra sekelskiftet har vi fått ersättning utifrån
antalet timmar vi jobbar. Det var ett bra sätt att mäta vad vi presterade, så
länge vi hade repetitiva arbetsuppgifter och kunde tillverka x antal saker per
timme. Men hur funkar det i idag, när vi allt oftare jobbar med hjärnan
istället för händerna? När vi inte längre kan mätas i hur många saker vi
producerar per timme?

ROWE (Result Only
Work environment) är en intressant metod där man fokuserar på resultatet,
istället för antalet timmar man lagt ner. I en ROWE arbetsmiljö får de
anställda jobba hur de vill, var de vill och när de vill, förutsatt att de
levererar det de ska.

Det hela startade med det amerikanska företaget Best Buy
2001. Här lät man varje enskild avdelning, ta fram ramar för vad som skulle
produceras och av vem. 2003 när hela företaget använde ROWE metoden, kunde man
konstatera att produktiviteten ökat med 35 % och personal omsättningen på vissa
avdelningar minskade med 90 %.

Nyligen meddelade Richard Branson, VD för Virgin koncernen,
att man infört en ny arbetspolicy där de anställda ska fokusera mer på
effektivitet än på antalet timmer. Dvs. så länge de presterar det de ska, kan
de komma och gå som de vill. Han är inspirerad av Netflix som redan jobbar med
metoden.

(Källa: ”Why work sucks and how to fix it”, Cali Ressler och
Jody Thompson samt artiklar i Veckans Affärer och SvD.)



Lessons learned – varför då?

Organisations förändring Posted on 04 apr, 2018 10:45:15

Jag hade förmånen
att vara med att arrangera Passion for Projects 2014, en projektledar konferens
med 600 deltagare. Ett event som arrangeras varje år men på olika platser i
Sverige. I år var det fjärde gången och vi blir allt bättre på att
planera och utföra eventet. Trots att det är helt nya volontärsgrupper varje
gång och dessutom geografiskt spridda över Sverige. Hur lyckas man med det?

Jo, efter
avslutad konferens, samlas vi och gör en Lessons learned workshop. Lessons
learned innebär att vi summerar vad som hänt under det 1- åriga projektet och
funderar över vad som fungerade och vad som behöver förbättras till nästa gång.
För att sedan lämna över våra funderingar till nästkommande projekt. På så sätt
slipper nästa grupp uppfinna hjulet igen och kan bygga vidare på vad vi lärt
oss.

Hur tänker ni i
ert företag? Tar ni er tid att fundera över vad som fungerar bra och vad som
kan förbättras? Man behöver inte ha avslutat ett större projekt för att göra en
Lessons learned diskussion då och då. Bara genom att starta diskussionen medför
att de involverade får ett nytt fokus och börjar reflektera över vad som kan
förbättras och snabbas upp.

Det behöver inte
vara några stora förändringar för att det ska ge stor effekt. Stöttade för ett
tag sedan en person som jobbade med utbildningsadministration. Hen la ner ca 2
tim/utbildning. Genom att skapa lite olika mallar som hen kunde utnyttja bl a
lägga in ett bekräftelsemejl som signatur i Outlook. Så fick hen ner tiden per
utbildning till ca 20 min.

Vad har du för
uppgifter som kan förbättras?

PS Nyfiken på
Passion for Projects? Läs mer här www.passionforprojects.org DS



Nya förutsättningar? – Skapa ett superteam

Organisations förändring Posted on 04 apr, 2018 10:31:20

Står ni inför nya förutsättningar i organisationen? Har
arbetsvillkoren förändrats? Gör som Pfizer, skapa ett internt superteam och
hitta en nytt fungerande arbetssätt. I
Pfizers fall var utmaningen att antalet medarbetare halverats på en avdelning,
men med samma arbetsbörda.

Alla berörda medarbetare bjöds in via mejl att vara med i
gruppen. Därefter skapades en grupp med olika kompetens, ålder, region och år i
företaget. Fokus var på medarbetare som gillar att diskutera och påverka. Syftet
med gruppen var att få en tydligare bild av medarbetarnas åsikter, vad som
behövdes förbättras och hur samt skapa tillit och skaparkraft.

Gruppen träffas därefter 6 gånger per år under 6 tim. Efter
första mötet kan ordförandeskapet rotera inom gruppen, för att alla ska känna
sig delaktiga. Låt gruppen bestämma vad som ska diskuteras och vad noga med att
du som chef för idéerna vidare genom interna nyhetsbrev och till
ledningsgruppen.

Hur gick det för Pfizer?

·
30 av 50 medarbetare vill
delta i gruppen, 8 plockades ut.

·
Nya tydligare arbetsroller.

·
Nya rutiner för samarbete
över gränser.

·
Fadder program för att få
stöd vid nya projekt.

·
Allt fler hör av sig till
områdeschefen och vill diskutera förändringar.

(Källa: SvD)



Nyttorealisering – nytt fokus på vårt arbete?

Organisations förändring Posted on 04 apr, 2018 10:27:27

Jag har haft förmånen att lyssna på 4 föreläsare de senaste
veckorna som pratat om Nyttorealisering utifrån olika perspektiv. Vad är då
nyttorealisering? Nyttorealisering
innebär att man vid verksamhetsutveckling har mer fokus på nyttan av det som
ska förbättras än på budget och slutdatum. Dvs. att se till att det som utförs
verkligen mynnar ut i det önskvärda resultat kunden från början beställt. Detta
kan verka självklart, men är tyvärr inte ovanligt att vi missar resultatmätning
i våra organisationer. Framförallt om det är komplexa saker som ska levereras.

e-delegationen, en kommitté under Näringsdepartementet, har
tagit fram en Nyttorealiserings standard för det offentliga Sverige; ”så att
investeringar genomförs för att …… höja servicenivån
till privatpersoner och företag samt effektivisera processer och
organisationer.” Där flertal myndigheter, kommuner och organisationer varit
inblandade i utformandet.

Så vad kommer detta att innebära?
Jag kan bara sia, men troligtvis att allt fler organisationer och dess
medarbetare kommer att få ett nytt sätt att tänka kring sitt arbete. Dvs. det
är viktigt att leverera rätt saker och att behovet fylls, oavsett om du
levererar något internt i organisationen eller externt. Det som är spännande att följa är om detta
innebär att vi får mer konkreta och mätbara arbetsuppgifter och mer förstår var
just vi passar in i sammanhanget. Två
vetenskapligt bevisade motivationshöjare. Kommer vi att få mer nöjda
medarbetare och en ökad produktivitet? Förutom att vi får betydligt nöjdare
kunder, som troligtvis får det de behövde.

(Källor: Dataföreningen, Softhouse,
och e-delegationen)



Stoppa informationslavinen med Big Data

Organisations förändring Posted on 04 apr, 2018 10:16:49

Redan under 1980-talet pratades det om knowledge management,
när det gällde att lättare hantera all den information som väller över oss. Men
det är först nu som vi har tillgång till de program som kan hjälpa oss att
hantera den stora mängden data och analysera den utifrån det som är viktigt för
oss. Enligt undersökningsföretaget
Gartner Group kommer Big Data industrin att öka snabbt och skapa 4,4 miljoner
nya jobb under 2015. Så vad kan den nya teknologin användas till?

Här kommer några exempel:

·
California ISO: ansvarig för Kaliforniens elnät. De ger
elanvändarna information om en mängd olika källor för att kunden ska kunna se
användningen av förnybara energikällor, elnäts belastning och snabb info om
hotande kriser.

·
Oregon Heath and Science University: Universitet som är knutet till
två sjukhus. Använder teknologin för att kontrollera och justera 4 000
infusionspumpar som används för vätskor, läkemedel eller näring till patienterna.
De analyserar också lagernivåer av material som behövs på sjukhuset.

·
Miami: 35 kommuner och Miami stad samordnar sin verksamhet för att
fatta bättre beslut om vattenresurser, minskad trafikträngsel, ökad trygghet på
gator och torg. Parkförvaltningen räknar med att minska sin vattenförbrukning
med 1 miljon dollar i år genom att spåra och laga rostiga och läckande
vattenledningar.

·
DPR Construction: Huvudentreprenör för byggnationen av ett sjukhus
i San Francisco. De använder 3D teknik för att samordna data om luftflöde,
våningsplan, miljöpåverkan och placering av byggnaden med alla
underleverantörer.

·
Ancestry: Är en hemsida för släktforskning. De använder avancerade
system för att du lätt ska kunna söka i historiska dokument, födelsebevis,
dödsattester, krigsrullor, immigrationsregister och skolårsböcker.

·
Netflix: En amerikansk internetsida, där du kan titta på video. De
analyserar vad tittarna ser på, när de gör det, om de backar och snabbspolar,
vad de tittar med och var de är. Nu ska företaget börja göra sina egna program
och utgår ifrån all insamlad data.

·
Tennis Australia: ansvarig för Australian Open. Använder Big Data
för att hantera all data under turneringen. Alltifrån match schema, spelarnas
popularitet, historiska data och diskussioner på sociala medier.

(Källor: The Economist, forbes.com, idg.se och computersweden.se)



Jag och min iPad

Organisations förändring Posted on 03 apr, 2018 15:33:34

Redan för ett år sedan började jag leka med tanken att min
nästa dator kanske inte skulle bli en PC, utan en iPad eller liknande. När jag
sedan under våren började inse att min PC inte orkade med alla nya program jag
jobbade med, började jag inse att det var dags att se om det går att helt
förlita sig på en platta i sitt dagliga arbete.
Därför startade jag min testperiod i början på sommaren. Här är min
högst personliga reflektion hur det har fungerat:

Mycket av det dagliga arbetet med mejl, kalender, kontakter,
text och kalkyl filer har fungerat bra. Jag har valt att lagrar alla mina
dokument på internet dvs. via en moln tjänst. Det jag saknat ibland är ett
riktigt tangentbord och skärm. Men det är fullt möjligt att avhjälpa genom att
köpa till ett extern tangentbord och använda en vanlig datorskärm. Jag behöver även komplettera med lite nya
”sladdar” för att kunna koppla ihop iPaden med en projektor och visa
t ex presentationer eller kunna med ett USB minne.

Det som har begränsat mitt arbete har oväntat varit en del
av de program som jag jobbar med på internet och då beroende på att programmen
inte är Mac eller iPad anpassade. Bl a så kan jag inte uppdatera min hemsida
för att den inte går att jobba med i Safari. Finns även en del appar t ex
Google kalender som är gjord för iPhone och är onödigt krånglig att jobba med i
iPaden.

En annan sak som jag behöver tänka till på är att hitta
internetlösningar för de program som jag har direkt installerade på PC:n t ex
mitt bokföringsprogram. Det går inte att flytta över och finns heller inte som
internettjänst. Här tvingas jag byta system helt eller behålla min PC för att
kunna använda det befintliga programmet.

Så kontentan är att det går att utföra de flesta av de dagliga
arbetsuppgifterna på en iPad. Dock finns det behov av att behålla PC: n ett tag
till, tills dess att programleverantörerna har hunnit ta fram en iPad lösning.
Vilket förhoppningsvis går snabbt då Gartner group förut spår att 2015 kommer
plattorna stå för hälften av alla ”datorer” som säljs.

(Källa: jag och min iPad. Skrivet på iPaden)



Den framtida mobila arbetsplatsen II

Organisations förändring Posted on 03 apr, 2018 15:32:17

I mitt förra inlägg skrev jag om att vara nomad dvs. de som
kan tänka sig att jobba externt på tillfälliga arbetsplatser på ett kontor
eller ett café och är nöjd med att kunna ladda ner det man behöver via
internet. Detta inlägg ska handla om vad detta innebär för organisationen som har
anställda nomader.

·
Arbetsplats och verktyg: Att ha nomader som medarbetare innebär att
organisationen behöver titta över sina lokaler och skaffa tillfälliga
arbetsplatser. Fundera över hur många platser som behövs, om det ska finnas
möjlighet att ha en personlig hurts eller ej? Behövs det särskilda telefonfria
platser, om många är inne samtidigt? Vad ska organisationen ha för policy om
alternativa arbetsplatser? Får medarbetaren jobba på offentliga platser t ex
kaféer eller bara hemifrån?

Krävs även att organisationen ser över sin IT-policy och sina befintliga
program. För att medarbetaren ska kunna jobba externt behöver organisationen ta
ställning till vad som ska nås via internet med rätt säkerhetsnivå. De behöver
också konvertera befintliga program så att de kan nås på internet.

·
Arbetstid: Att jobba med nomader betyder att arbetstiden kan bli mer flytande än
innan. Ni behöver fundera över vilken nivå ni önskar. De två ytterligheterna
är; att medarbetarna alltid ska vara tillgängliga vanlig kontorstid eller att
medarbetarna har möjlighet att jobba när de vill så länge de sköter sina
åtaganden. Det senare kan lätt leda till interna tvister, framför allt om
organisationen har både nomader och bosättare dvs. de som alltid jobbar inne
8-5.

·
Arbetsuppgifter: Att vara nomad passar inte alla
arbetsroller. Fundera igenom vilka avdelningar eller arbetsroller det skulle
passa för och vad det fyller för syfte.

Fundera även över de olika arbetsuppgifter som finns och vilka som behöver
utföras extern från kontoret. Finns det IT-stöd eller annat för att kunna
utföra dem?

·
Arbetsgemenskap: Genom att ha många nomader missar du synergieffekten och den kontinuerliga
status- och informationsuppdateringen mellan avdelningar och medarbetare, som
kommer ur de spontana möten som uppstår på kontoret. Det är därför viktigt att
man enkelt och smidigt hittar andra kommunikationssätt. Det kan vara
kontinuerliga web/telefonmöten, interna program för gruppdiskussioner och info
eller speciella internportaler per avdelning eller arbetsgrupp.

·
Arbetsledning: Att vara spridda geografiskt på en avdelning
kräver en annan typ av ledarskap, än det traditionella. Hur ska den kontinuerliga dialogen mellan
medarbetarna och mellan chef och medarbetare fungera? Hur får ni kontinuerliga
statusuppdateringar av arbetet? Behöver ni IT-stöd eller annat för att få det
att flyta?



Nästa »